Rozhodovanie na základe aktuálnych dát hrá vo firmách stále väčšiu rolu. Prinášame Vám rozhovor s našim country managerom, Petrom Vargom, v ktorom sa dočítate o dôvodoch, prečo firmy využívajú služby business intelligence, čo táto služba zahŕňa, ako prebieha a aké sú jej benefity.
Oblasť Business Intelligence je pomerne široký pojem. Čo to znamená vo Vašom ponímaní?
Ak sa témou business intelligence začnete zaoberať intenzívnejšie ako výhradne len na užívateľskej úrovni, skutočne platí, že sa jedná o široký pojem. Pri takomto hlbšom pohľade, tento pojem predstavuje súhrnné označenie celého súboru metód, procesov a nástrojov. Výsledkom ich použitia, ktoré vníma koncový užívateľ, je zobrazenie informácií vo forme reportu alebo dashboardu, ktorý obsahuje aktuálne údaje, je vecný a ľahko čitateľný natoľko, že Vám poskytuje okamžité podklady pre operatívne i strategické rozhodovanie.
K čomu Business Intelligence a využitie Vašej služby BI:vision vlastne slúži v rámci managementu firiem?
Ako spoločnosť sa už takmer 20 rokov pozeráme v celej šírke a podstate nášho portfólia služieb do dát pochádzajúcich z rôznych informačných zdrojov. V dátach nás dlhodobo baví, a aj sa nám darí, nachádzať súvislosti a hodnotné informácie pre našich klientov, ktorými dokážeme prispieť k zlepšeniu ich vzťahov so zákazníkmi, zlepšovaniu procesov, odkrývaniu trhových príležitostí a posilňovaniu ich postavenia na trhu voči konkurencii. Na pozadí našich služieb dlhodobo vyvíjame a poskytujeme aj vlastné reportingové platformy, naše služby BI:vision vnímáme ako technologické rozšírenie pozadia našich služieb, založené na globálnej platforme Microsoft Power BI.
I pre mňa osobne, ako predstaviteľa managementu v rámci našej spoločnosti, slúži BI jasnému účelu – vo vedení spoločnosti máme možnosť viesť efektívne jednania a diskusie založené na konkrétnych, presných a aktuálnych dátach, a prijímať tak informované manažérske rozhodnutia. Našim klientom poskytujeme v rámci služby BI:vision tú istú pridanú hodnotu a ten istý overený úžitok, ktorý sa osvedčil aj nám – v súčasnej komplexnej dobe plnej zmien, lepšie rozumieme nášmu podnikaniu a dokážeme rýchlejšie reagovať na výzvy, ktoré nám súčasná trhová realita, ale aj strategický výhľad, prinášajú.
Ako to funguje a čo musím ako firemný zákazník urobiť, aby som mohol služby BI:vision efektívne používať?
V prvom rade musíte mať definovaný nejaký merateľný biznisový cieľ napr.: zvýšiť tržby v budúcom roku o 10%. Na priebežné sledovanie jeho plnenia i konečného dosiahnutia, potrebujete mať k dispozícii rôzne informácie o zákazníkoch, výkonnosti obchodného tímu, marketingovej podpore, ale napr.: aj externé informácie o celkovom vývoji trhu, konkurencii. Keď už viete, aké informácie potrebujete, je našou ďalšou spoločnou úlohou identifikovať, kde sa tieto potrebné dáta nachádzajú, ideálne nie len v hlave manažéra, ale niekde zaznamenané v štruktúrovanej elektronickej podobe. Dáta sa tak môžu nachádzať napr. v databáze jedného alebo viacerých informačných systémov, prípadne, sú čiastočne vedené v populárnom „exceli“ apod. Následne je potrebné zriadiť nám k týmto dátam prístup pre účely ich ďalšej transformácie, analýzy a konečného zobrazenia v rámci želaného reportingu. Pre maximalizáciu úžitku a dostupnosti celej škály funkcionalít, je potrebné na strane klienta, v prípade použitia platformy Microsoft Power BI, zvážiť zakúpenie vhodných licencií.
Pre aký typ spoločností je Vaša služba vhodná?
Prax nám potvrdzuje, že potreba služieb business intelligence nie je viazaná na konkrétne odvetvie, veľkosť spoločnosti, či špecifický funkčný útvar. V akomkoľvek podniku, kde sú k dispozícii dáta a neprijímajú sa manažérske rozhodnutia výhradne na základe intuície, je priestor na využitie a rozvoj týchto služieb. Nespornou výhodou je, že služba je modulárna, žiadne zadanie nemusí byť nevyhnutne príliš veľké alebo príliš malé. Pri nadväzovaní akejkoľvek spolupráce, po úvodnom posúdení cieľov, existencie a dostupnosti dát, si v úvode realizácie povieme, ktorým výstupným dashboardom zahájíme spoluprácu a overíme tak správnosť a vhodnosť využitia navrhnutého konceptu reportingu pre danú spoločnosť.
Ako vyzerá typický výstup služby BI:vision?
BI:vision je obchodný názov služby, ktorej výstupom pre užívateľa je funkčný, interaktívny a vizuálne atraktívny reporting vytvorený v prostredí platformy Microsoft Power BI.
Ak od Vás, ako osoba zodpovedná za riadenie firmy alebo niektorých jej aktivít, získam takouto formou spracované dáta – ako s nimi môžem ďalej pracovať?
Podľa vlastnej vôle a želania. Vo fáze tvorby reportingu získavate najprv od nás vypracovaný prvotný návrh. Už z prvotného funkčného návrhu musí byť zreteľné a jasné, či plní svoj primárny účel, a bude Vám teda skutočnou podporou pri plnení úvodom nášho rozhovoru stanoveného cieľa. Report je dynamický a interaktívny, jednoduchým preklikávaním, v zlomku času, poskytuje na jednotlivé reportované oblasti rôzne, ľahko pochopiteľné pohľady z rôznych uhlov a v rôznej miere podrobnosti. Už v tejto fáze prvotného návrhu si zadávateľ uvedomí, aké ďalšie nové možnosti a dimenzie využitia pre spoločnosť môže mať takýto moderný interaktívny reporting. Práca s reportingom je pritom stále užívateľsky jednoduchá a intuitívna.
Aké sú výhody využitia externej agentúry pre spracovanie dát oproti svojpomocnej analýze v rámci vlastnej firmy?
Stretávame sa s tým, že hoci niektoré spoločnosti majú v rámci organizačnej štruktúry vlastné business intelligence útvary, ich kapacity nie sú dostačujúce alebo nie sú k dispozícii všetkým úsekom v danej spoločnosti, ktoré by tiež z takejto formy reportingu mohli benefitovať. Takáto situácia zvádza k svojpomocnej príprave reportov, tá však často nie je efektívna a oberá Vás o čas, ktorý zväčša beztak ani nemáte. Výhodou externej spolupráce je, že ste už hlavne užívateľom hotového reportingu a môžete sa sústrediť na primárnu náplň Vašej práce, manažérsku a rozhodovaciu činnost. Úvodné nastavenie, úpravy reportingu i doplnkové zadania spracujeme v rámci finalizácie reportingu a kontinuálnej spolupráce za Vás. Zároveň je nutné upozorniť, že oblasť business intelligence sa neustále a dynamicky rozvíja. Predstavte si len, z koľkých rôznych informačných systémov čerpáte dáta, často sa jedná o systémy od rôznych dodávateľov. Samotní títo dodávatelia aktualizujú svoje systémy, aby držali krok s dobou, zároveň môžete ako spoločnosť postupom času Vaše informačné systémy kompletne vymeniť alebo môžete tiež implementovať nové, doteraz nevyužívané doplnkové systémy. Je bežné, že externá agentúra, zodpovedná za Váš BI reporting, sa musí neustále vzdelávať a zároveň plniť úlohu akéhosi koordinátora a projektového manažéra, udržiavať vzťahy a komunikovať s rôznymi dodávateľmi Vašich systémov, aby Váš reporting fungoval vždy správne. Externá spolupráca Vám šetrí čas a prostriedky a sprostredkuje prístup k atuálnemu know-how v oblasti BI.
Aké oddelenia väčších firiem s Vami spracovanými dátami spravidla aktívne pracujú?
Oslovujú nás spravidla riadiaci pracovníci, často ide o osoby v postavení majiteľov alebo členov vrcholového manažmentu. Pokiaľ by sme mali ísť na úroveň vedúcich konkrétnych oddelení, ide zväčša o controlling, obchod alebo sales, marketing, ale tiež ďalšie špecializované útvary zodpovedné za prieskum trhu, zákaznícku skúsenosť a zákaznícky insight alebo aj cenotvorbu a tvorbu produktu. O následnom okruhu samotných užívateľov už rozhoduje zadávateľ naprieč spoločnosťou, podľa svojich potrieb a vlastného uváženia.
Je možné uviesť nejaký príklad toho, ako konkrétne využitie tejto služby zlepšilo rozhodovacie procesy vo firme, a tým i predaje alebo hospodárske výsledky?
Funkcia business intelligence je primárne podporná t.j. podporuje manažérske rozhodovanie na základe dát. Tento prínos business intelligence, môže zvyšovať kvalitu manažérskych rozhodnutí, ktoré sa následne môžu premietnuť do úspory nákladov, zvýšenia predaja alebo zlepšenia hospodárskych výsledkov, prepojenie na klientsky úspech preto treba vnímať v širšom ako priamom kontexte. V priamom kontexte však za našu spoločnosť môžem konštatovať, že došlo k celkovej úspore nákladov na reporting, skrátili sme čas dodania aktuálnych podkladových dát pre rozhodovanie z niekoľkých dní na niekoľko klikov. Novým prístupom k reportingu sme si tak mohli s minimálnym dodatočným úsilím dovoliť zvýšiť aj komplexnosť reportingu, demokratizovať prístup k dátam, zvýšiť informovanosť a transparentnosť a jednoducho rozširovať okruh užívateľov reportingu. Naše rozhodovanie v prevádzkových i manažérskych otázkach je výrazne zjednodušené a agilnejšie. Čo sa týka, našich klientov, prínos služby vnímame nepriamo, keď sa na nás obracajú so zadaniami opakovane, to sa stáva vo všeobecnosti a zákonite len pri službách, ktoré si tieto obhájili svoju pridanú hodnotu a prinášajú klientom reálne a uchopiteľné benefity.
V rozpätí akých čiastok sa obvykle pohybuje cena za využívanie tejto služby?
Celková výška investície je priamo závislá od komplexnosti zadania a potreby človekohodín na implementáciu a prevádzku reportingu. Celkovú implementáciu je však možné rozdeliť do viacerých fáz, funkčných celkov a čiastkových zadaní, investícia sa tak môže rozložiť aj na dlhší časový horizont. Prvotná implementácia v prípade jednoduchého zadania sa pohybuje už okolo 1.000 EUR. Výstupom, už aj pri takejto finančne nenáročnej a dostupnej investícii, je účelný a funkčný reporting v Microsoft Power BI.
Ďakujeme za rozhovor.
BI:vision je značkou spoločnosti MARKET VISION SLOVAKIA, pod ktorou sú poskytované služby business intelligence pre podporu manažérskeho rozhodovania a reportingu založeného na službe Microsoft Power BI.
Pre viac informácií o našich službách, nás neváhajte kontaktovať na peter.varga@marketvision.sk
